「予約はあるがQRコードを開けない人」と、「予約そのものがない人」では、受付で必要な案内が違います。通常の予約だけで機器を選ばず、コードやスマートフォンを使えない場合にも、誰へ連絡し、どこで待てるかを確かめましょう。

木製受付カウンターと深緑の待合席、その間に通路を設けた架空のオフィス入口
受付・待合席・通路の配置イメージ。mokuture+の実製品・施工事例や、紹介する受付システムの画面とは異なります。

QRを誰の機器で読むかを比べる

「QR受付」には、来訪者が持つコードを受付側の機器で読み取る方法と、受付に掲示したコードを来訪者のスマートフォンで読み取る方法があります。機器を用意する側も、到着後に行う操作も異なります。

QR受付の二つの操作例と、先に確認する条件
操作する方式来訪者が行うこと導入前に確かめること
届いたQRを受付端末にかざす案内メールなどから自分の受付用QRを開き、受付のカメラやリーダーへ向けます。メール内での見つけやすさ、読み取る位置、コードを開けない場合に使える番号や窓口、予約のない人の操作。
受付のQRを自分のスマホで読む掲示のQRを読み、開いたブラウザで必要事項を入力するなど、サービスに応じた手続きを行います。現場での読み取りと通信、入力項目、スマホを持たない・操作できない人の連絡方法、掲示位置。

富士ソフトのmoreReceptionの機能説明は、事前に届くQRを端末へかざす受付に加え、来訪者番号での受付や、予約のない人が氏名などを入力して呼び出す手順を紹介しています。一方、TFPグループのポチッと受付は、受付に置いたQRを自分のスマートフォンで読み、ブラウザで会社名・氏名・来訪目的を入力する方式です。

これらは各サービスの操作例です。候補ごとの契約・機器・設定で使える受付方法を確認し、予約のない人と、予約はあるがコードを使えない人の両方を試してください。

試用する人・案内・機器をそろえる

来訪者役、社内で通知や着信を受ける人、出迎える人を決めます。来訪者役には、実際に送る案内メールや訪問先の情報を渡し、受付方法を口頭で教えずに入口から進んでもらいます。

  • 来訪者へ渡すもの：訪問日時、会社名、受付方法、困った場合の連絡先。メールの中からコードや必要な番号を見つけられるかも試します。
  • 設置するもの：採用候補の端末やQR掲示、実際の案内、待機場所の表示。机上のデモだけでなく、予定する高さと向きへ置きます。
  • 社内で受けるもの：通知を受ける実機や内線、本人不在時の窓口、出迎えの担当。提供元へ試用できる機能・設定・時間の条件を確認します。

導入前に試す6ケース

通常の受付ができることに加え、予定や操作条件が異なる場合の行き先を確かめます。試験の呼び出しは社内の担当者と時刻を合わせ、実際の来客への応対を妨げない範囲で行ってください。

来訪条件ごとの試し方と、確認する結果
試すケース試し方確認する結果
1. 予約があり、コードを使える届いたメールから操作を始め、予定する日時・担当者で受付します。社内で受信から出迎えまで進めます。来訪者が案内だけで操作できる。通知や着信が届き、引き受けた人と待機場所で合流できる。
2. 予約はあるが、コードやスマホを使えないコードを表示せず、掲示から別の受付方法や窓口を探します。スマホで読む方式では、スマホを使わずに連絡する方法も試します。必要な番号・氏名・連絡先を確認でき、スマホを使わなくても対応する人へつながる。
3. 予約がなく、担当者名も分からない配送や相談などの用件で入口から進み、部署窓口や人へ相談する方法を探します。予約コードを求める画面だけで行き止まりにならず、用件を受ける窓口と待つ場所が分かる。
4. 呼び出した本人が応答しない本人が応答しない条件を決め、代理や窓口への連絡を試します。来訪者に見える案内も読みます。次に受ける人と再連絡の方法が決まり、誰も引き受けない状態で待たせ続けない。
5. 受付端末や通信を使えない機器を止めずに、利用できない場合の掲示と連絡先を使って応対を通して確認します。実機の停止が必要な試験は施設・保守担当と合意した条件で行います。画面の外から代わりの連絡先を読め、その手段が利用できない機器や回線に依存していないか確認できる。
6. 荷物や同行者があり、操作姿勢が変わる荷物を持つ、同行者がそばで待つ、立つ・座るなどの条件で案内と操作位置を確かめます。画面や読取部を無理なく使え、扉と通路をふさがない。操作できない場合に助けを呼べる。

受付完了と、担当者の応答を分ける

受付画面が完了になっても、担当者が内容を読んだことや、出迎えを引き受けたことまで分かるとは限りません。採用候補のシステムについて、完了表示が何の処理を示すかを提供元へ確かめ、試用では社内の受信、応答、待機場所での合流をそれぞれ確認します。

通知処理の成功や担当者の応答を示す表示は、その状態を実際に取得できる場合に限ります。個別の受付結果と連携しない画面には、待機場所や困ったときの連絡方法など、常に使える案内を置きます。表示の条件と文例は、受付後の待機画面に表示する内容で確認できます。

本人が応答しない場合の引継ぎと出迎えは、来客対応の通常フローと不在時の連絡順へつなげて決めます。電話を残す場合は、受付の番号案内と会話の文例も合わせて試してください。

端末と案内を、実際に使う位置へ置く

QRをかざす向き、画面を読む位置、入力する姿勢は、什器と一緒に確かめます。木目や照明のそばに掲示を置いたときも、入口から受付方法を見つけられ、文字やコードを読み取れるか試してください。

  • 操作の前：どちらがコードを読むのか、最初に何を開くのかを端末の手前で読めるようにします。案内の配置は受付表示の位置と文例へ合わせます。
  • 操作する位置：実際の端末・スタンド・読取部を置き、反射、手の届き方、荷物の仮置きを確認します。カウンターの高さ・設備・配線も機器の実寸に合わせて検討します。
  • 待つ位置：操作を終えた人が待機席へ移れるか、次の人が受付できるか、迎える人と合流できるかを確かめます。画面を離れても必要な案内を読める配置にします。

別のサイネージを置く場合は、操作端末との役割と更新方法を確認します。機器や配信方式の条件は、受付サイネージの導入ガイドを参考にしてください。

未解決の場面と、切替後の担当を決める

試用では、方式、来訪条件、止まった操作、社内の受信・応答、使えた代わりの方法を残します。操作にかかった時間と出迎えまでの待ち時間を比べるなら、受付の時刻と対応工数の測り方に合わせて記録します。

  1. 進めなかった場面を直す。コードを使えない人の窓口や無応答時の引継ぎが決まらなければ、案内・設定・人の応対を調整します。変更したケースを同じ条件で試します。
  2. 切り替える範囲を決める。来訪の種類や受付時間に応じて、人の応対を残す範囲も比べます。機能の選択は、試用した機器・設定と見積もりの範囲をそろえて行います。
  3. 日常の担当へ引き渡す。案内や連絡先の更新、端末の点検、利用できない場合の掲示、保守窓口を共有します。担当者が替わった後も、入口から応対へつながることを確かめます。

受付操作の違いを確認できる資料

情報確認日：2026年10月26日。各サービスで利用できる機能・機器・契約条件は、提供元へご確認ください。

  • 富士ソフト：moreReceptionの簡単受付

    届いたQRを端末にかざす方法、番号入力、予約のない来訪者の入力・内線発信など、操作の流れを確認できます。

  • TFPグループ：ポチッと受付

    受付のQRを来訪者のスマートフォンで読み、ブラウザで必要事項を入力する方式の例。スマホを使う条件を比べる際の参考になります。

使う機器と来訪者の動きに合わせて、入口を考える

受付方法、採用したい端末やQRの読取方法、待機席と入口の位置をお知らせください。mokuture+では、木製什器と案内画面の配置を、使う人の姿勢や荷物、配線の条件に合わせてご相談いただけます。

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